Informações Iniciais

• Realizamos dois tipos de evento on-line no momento;

• Considere o primeiro tipo o que usa o Meet com transmissão no canal do Youtube. Sugerimos esse formato para eventos com foco nas pessoas do CIn-UFPE (mais interno), mas com conteúdo disponível para o público em geral;

• O segundo evento é o de transmissão ao vivo no Youtube pelo StreamYard, no canal do CIn. O conteúdo deste tipo de evento tem o foco no público em geral ( conteúdo externo).

• Escolha o seu formato;

• Cada evento é de responsabilidade de uma área ou pessoa responsável correspondente a coordenação ou gerência que está vinculada;

• Para realizar o evento, o solicitante deve entrar em contato com ascom@cin.ufpe.br, com 10 dias de antecedência, informar e solicitar o agendamento no calendário de Eventos CIn;

• Este solicitante é responsável pelo gerenciamento das informações do seu evento e das solicitações necessárias;

• A divulgação das informações do evento para o público interno do CIn, através das listas, também é de responsabilidade do solicitante, mas conta com a parceria da Ascom CIn para divulgação nos meios de comunicação do Centro;

• Os setores solicitantes receberão treinamento da plataforma StreamYard / Meet / Youtube para operar suas transmissões;

• A primeira transmissão do setor será operada pela Ascom CIn-UFPE e pela gerência de sistemas, a fim de treinamento da pessoa designada do setor solicitante;

• A segunda transmissão do setor será operada pela pessoa designada, com suporte da Ascom e da Gerência de Sistemas;

• A partir da terceira transmissão, o setor solicitante será inteiramente responsável pela operação.

Preparação pré-evento

• O setor que for realizar o evento deverá solicitar à Ascom o agendamento da transmissão e passar as informações devidas, tais como: dia, hora, título do evento, objetivo, público-alvo, nomes dos responsáveis, nomes e cargos dos participantes, duração etc.;

• A solicitação deverá ocorrer com, no mínimo, 10 dias de antecedência, preferencialmente;

• Cada solicitante tem direito ao layout de convite para envio e divulgação com o público-alvo. Essa responsabilidade de operacionalização é da Ascom;

• A solicitação de divulgação da notícia com as especificações de público que deseja atingir para publicação nos meios de comunicação do CIn e envio para imprensa deve ser feita a Ascom pelo email ascom@cin.ufpe.br dentro do prazo estimado para realização do processo de divulgação;.

• O reforço do convite no âmbito interno deve ser realizado pela coordenação/secretaria responsável através das listas;

• O reforço de pauta/convite no âmbito externo deve ser feito pela Ascom nos meios de comunicação do CIn e relacionamentos institucionais.

• A Ascom CIn-UFPE será responsável pela elaboração da arte da capa para o Youtube e pela notícia e arte de divulgação do evento, se couber;

• O setor solicitante deverá designar uma pessoa para ser treinada a operar a transmissão. Ela será a responsável por operar as transmissões futuras;

• O setor responsável pelo evento deverá solicitar a criação do link do Google Meet na conta Eventos CIn. A Ascom CIn irá disponibilizar o link para envio aos convidados que participarão da transmissão, normalmente;

• O roteiro do evento será de responsabilidade do setor solicitante.

Dia do Evento

• O operador responsável deverá ajustar as configurações necessárias para a transmissão no StreamYard: título do vídeo, descrição, tipo de link, banners com nomes dos convidados e demais informações (vide treinamento), de acordo com o tipo de evento informado;

• Os operadores devem entrar nas plataformas (Meet e StreamYard) com 45 minutos de antecedência, para a preparação;

• O operador deverá enviar o link para os participantes que estarão dentro da plataforma do StreamYard.

Transmissão

• Entrar no StreamYard e acessar a transmissão agendada;

• Solicitar que os participantes que estarão dentro da plataforma do StreamYard entrem no link enviado;

• Conferir se está tudo ok com: áudio e vídeo dos participantes, banners, vídeo de abertura etc.;

• No caso de transmissões via Meet, o responsável deve enviar as informações dos convidados (e-mails) para serem inseridos na agenda Eventos e evitar a necessidade de admissão na plataforma;

• No caso de terem convidados externos, é importante enviar a lista de emails para inserir na agenda de Eventos;

• O setor responsável deve solicitar o apoio da Ascom para as possíveis admissões na plataforma Meet com antecedência;

Início da Transmissão

• Comunicar a todos os participantes que nós temos uma vinheta de 15 segundos antes da exibição do vídeo e que todos devem ficar em silêncio até que seja dado o aviso de início;

• Clicar em MARCA e na opção VIDEOCLIPES apertar em Exibir o vídeo Abertura e logo após iniciar a transmissão (essa atividade deve ser efetuada rapidamente);

• Ao fim do vídeo de abertura, o operador deve ocultá-lo e logo após poderá informar aos participantes, pelo chat do Google Meet, que podem começar;

• É importante que durante o momento de início de transmissão e vinheta os participantes permaneçam em silêncio até que sejam informados que podem iniciar;

• Operar transmissão normalmente, colocando os banners, dando zoom nas pessoas que estão falando etc.;

• Ao fim da transmissão, aguardar a palavra final dos participantes, ir novamente em MARCA, opção VIDEOCLIPES e exibir o vídeo de Encerramento.

• Ao fim do vídeo, encerrar a transmissão.

Assista ao Tutorial em Vídeo

Dúvidas?

Entre em contato com a Ascom CIn-UFPE pelo e-mail ascom@cin.ufpe.br