Informações Iniciais

• Cada evento é de responsabilidade de uma área ou pessoa responsável correspondente a coordenação ou gerência que está vinculada;

• Para realizar o evento, o solicitante deve entrar em contato com ascom@cin.ufpe.br, com 10 dias de antecedência, informar e solicitar o agendamento no calendário de Eventos CIn;

• Este solicitante é responsável pelo gerenciamento das informações do seu evento e das solicitações necessárias;

• A divulgação das informações do evento para o público interno do CIn, através das listas, também é de responsabilidade do solicitante, mas conta com a parceria da Ascom CIn para divulgação nos meios de comunicação do Centro;

• Os setores solicitantes receberão treinamento da plataforma StreamYard / Meet / Youtube para operar suas transmissões;

• A primeira transmissão do setor será operada pela Ascom CIn-UFPE e pela gerência de sistemas, a fim de treinamento da pessoa designada do setor solicitante;

• A segunda transmissão do setor será operada pela pessoa designada, com suporte da Ascom e da Gerência de Sistemas;

• A partir da terceira transmissão, o setor solicitante será inteiramente responsável pela operação.

Preparação pré-evento

• O setor que for realizar o evento deverá solicitar à Ascom o agendamento do evento híbrido e passar as informações devidas, tais como: dia, hora, título do evento, objetivo, público-alvo, nomes dos responsáveis, nomes e cargos dos participantes, duração etc.;

• A solicitação deverá ocorrer com, no mínimo, 15 dias de antecedência, preferencialmente;

• Cada solicitante tem direito ao layout de convite para envio e divulgação com o público-alvo. Essa responsabilidade de operacionalização é da Ascom;

• A solicitação de divulgação da notícia com as especificações de público que deseja atingir para publicação nos meios de comunicação do CIn e envio para imprensa deve ser feita a Ascom pelo email ascom@cin.ufpe.br dentro do prazo estimado para realização do processo de divulgação;.

• O reforço do convite no âmbito interno deve ser realizado pela coordenação/secretaria responsável através das listas;

• O reforço de pauta/convite no âmbito externo deve ser feito pela Ascom nos meios de comunicação do CIn e relacionamentos institucionais.

• A Ascom CIn-UFPE será responsável pela elaboração da arte da capa para o Youtube e pela notícia e arte de divulgação do evento, se couber;

• O setor solicitante deverá designar uma pessoa para ser treinada a operar a transmissão. Ela será a responsável por operar as transmissões futuras;

• O setor responsável pelo evento deverá solicitar a criação do link do Google Meet na conta Eventos CIn. A Ascom CIn irá disponibilizar o link para envio aos convidados que participarão do evento, normalmente;

• O roteiro do evento será de responsabilidade do setor solicitante.

• É importante que os responsáveis pela transmissão realizem testes dos equipamentos e da transmissão com antecedência à realização do evento para que, caso haja algum problema, a equipe de infraestrutura tenha tempo hábil para fazê-lo.

• No link a seguir, há um tutorial em vídeo feito pelo CIn, de como utilizar a plataforma StreamYard: https://www.youtube.com/watch?v=k4lXWUIw3mU&t=1840s

• É importante que, para além do treinamento que será recebido, os responsáveis do setor solicitante da transmissão assistam ao tutorial, a fim de reforçar o aprendizado sobre a plataforma.

Preparação dos equipamentos

• A transmissão híbrida requer a utilização de determinados equipamentos para sua realização, são eles:

  • (1) - 01 Microfone com fio (já disponível no Anfiteatro);

  • (2) - 02 microfones sem fio (já disponíveis no Anfiteatro),

  • (3) - 01 Computador Desktop (já disponível no Anfiteatro);

  • (4) - 02 ou mais Notebooks para apoio na transmissão, sendo 01 para uso e compartilhamento de câmera e slide de apresentação do palestrante e 01 ou mais para operação da transmissão.(Disponível por solicitação);

  • (5) - 01 celular (Disponível por solicitação);

  • (6) - 01 tripé para microfone (Disponível por solicitação);

  • (7) - 01 suporte de celular com tripé de chão (Disponível por solicitação);

  • (8) - 01 Webcam (já disponível no Anfiteatro).

  • (9) - 01 Televisão para projetar localmente a apresentação do(a) palestrante (já disponível no Anfiteatro).

  • (10) - 02 mouses e 01 teclado externo. (Disponível por solicitação).

• OBS: A solicitação dos equipamentos não disponíveis no Anfiteatro deve ser feita com antecedência e são de responsabilidade do setor que realizará o evento.

• O setup do ambiente conta com os seguintes equipamentos de som e imagem:

  • (1) - Um amplificador ligado a um filtro de linha na cor branca, ao ligar o filtro de linha o amplificador é ligado.

    • Nesse amplificador são ligados:

      • (1.1) - O receptor dos microfones sem fio

      • (1.2) - O microfone com fio

      • (1.3) - A saída de áudio do desktop já disponivel no ambiente

      • (1.4) - A saída de áudio do notebook a ser utilizado para apresentação

      • (1.5) - Um cabo USB que pode ser ligado do notebook ou desktop, com a função de captar a saída de áudio do amplificador como entrada de microfone para a máquina ao qual está plugado. (Qualquer dúvida no uso chamar a equipe técnica)

      • (1.6) - Quatro caixas de som, onde cada uma está localizada em cada canto superior do perímetro do ambiente.

      • OBS: Todos os cabos já estão devidamente ligados no amplificador

  • (2) - Uma televisão de 90” para projeção da apresentação

  • (3) - Um desktop com monitor

  • (4) - Uma matrix HDMI

• Ligando os equipamentos:

  • (1) - Para ligar o amplificador, deve-se ligar apenas o filtro de linha branco

  • (2) - O microfone com fio é ligado diretamente ao amplificador.

  • (3) - O receptor dos microfones sem fio é ligado através de um botão localizado no canto esquerdo do mesmo.

  • (4) - Os microfones sem fio ficam sem as pilhas, mas as pilhas ficam próximas, basta colocar (ao instalar a pilha verificar a polaridade +/-). Após inserir as pilhas é só testar.

  • (5) - A televisão liga no botão localizado na lateral do canto inferior esquerdo da televisão (1º botão de cima)

  • (6) - A matrix HDMI é ligada através do botão localizado no canto esquerdo da mesma

• Desligando os equipamentos:

  • Ao fim do evento, para desligar os equipamentos siga a seguinte ordem:

    • (1) - Desligue os microfones sem fio, depois remova as pilhas e guarde no mesmo local de antes

    • (2) - Desligue o receptor dos microfones sem fio no mesmo botão que liga

    • (3) - Desligue o Desktop

    • (4) - Desligue o filtro de linha branco

• • • Conhecendo os equipamentos:

      1. Receptor dos microfones sem fio

O volume dos microfones sem fio também pode ser ajustado diretamente no amplificador no local etiquetado. Ajustando pelo receptor, controla o volume dos dois microfones individualmente, caso opte por ajustar no amplificador, o ajuste impactará nos dois microfones em conjunto.

• Televisão para projetar a apresentação

• Para ligar o aparelho de TV, basta apertar o botão localizado na lateral esquerda do aparelho. Em seguida, conectar o notebook do palestrante ao cabo escrito HDMI e verificar se a matriz de HDMI (que se encontra na mesa do computador desktop) está ajustada para transmitir a tela do computador do palestrante.

• Matrix HDMI

Para transmitir a tela do equipamento na televisão deve-se ligar a matrix e verificar se o led que indica de onde saíra a transmissão para TV está sinalizando o equipamento desejado (Note, PC), caso não esteja, deve-se apertar o botão que altera o equipamento usado para apresentação até o led indicador sinalizar o equipamento correto a transmitir a imagem para TV. Caso o(a) palestrante opte por utilizar o notebook, o cabo HDMI que fica solto e etiquetado no púlpito deve ser plugado no equipamento e o led indicador da matrix estar aceso na posição NOTE como etiquetado na própria matrix.

• Mesa de som amplificada

Esse é o equipamento que controla todo áudio do ambiente local e o áudio que é transmitido na transmissão remota.

Destacados em amarelo estão 4 cabos:

1º Entrada do microfone com fio

2º Entrada do microfone sem fio

3º Entrada de áudio do notebook (cabo fica sobre o púlpito (etiquetado))

4º Entrada de áudio do PC (cabo já conectado no PC)

Todos os cabos estão identificados com uma etiqueta correspondente a cada

Os botões destacados em vermelho estão os volumes individuais correspondentes aos cabos destacados em amarelo. Através deves é possível controlar individualmente o volume da saída de áudio de cada equipamento correspondente.

O botão destacado em azul corresponde ao volume geral da mesa de controle, através dele é possível alterar o volume de todos os equipamentos que estão com cabo conectado na mesma, por exemplo, os destacados em amarelo.

O cabo destacado em verde é correspondente a saída de áudio da mesa de controle que quando a outra ponta do cabo (USB) é plugada no equipamento (PC ou notebook), o áudio emitido pela mesa de som é recebido como estrada no dispositivo, ou seja, funciona como se fosse um microfone. Sendo assim todo áudio transmitido pela mesa de controle é enviado por esse cabo para o computador.

OBS: Em uma transmissão remota que se deseje captar o aúdio do ambiente para ser transmitido online, esse cabo deve ser utilizado como microfone da transmissão, e a máquina que estiver com ele plugado sempre deverá estar ativa na transmissão (online). Caso contrário, o som do ambiente não será transmitido online.

• O ideal é que a mesa do computador do palestrante esteja com o suporte de apoio para o notebook, um mouse e um teclado externo conectados, como ilustrado na imagem abaixo:

Transmissão

• É preciso, primeiramente, fazer o login na plataforma do Streamyard em todas as máquinas e aparelhos que serão usadas para a transmissão (PC Desktop do Anfiteatro; Notebook do/da palestrante; Notebook dos operadores da transmissão; Celular) e acessar a transmissão agendada, clicando no ícone “Entrar no estúdio”;

• Ao fazer esse processo em todas as máquinas que irão transmitir, é preciso preencher a opção “Nome a ser exibido”. Sugerimos nomear da seguinte forma: Computador Desktop-> Câmera 01; Celular (que estará filmando a platéia) -> Câmera 02; Notebook palestrante -> Câmera 03.

• Permita acesso à câmera e som apenas no Notebook do/da Palestrante, já que o cabo USB de som dos microfones estará ligado a esta máquina. Nas demais, permita apenas a imagem da câmera.

• Conferir se está tudo ok com: áudio e vídeo dos participantes, banners, vídeo de abertura etc;

• Há algumas recomendações específicas para alguns dos dispositívos: No notebook palestrante: Após fazer o login no Streamyard, abrir a apresentação em PDF do slide.

• Em seguida, retorne ao StreamYard e compartilhe a tela da apresentação da seguinte forma: Clique no ícone ‘Compartilhar,’ localizado no meio inferior da interface do StreamYard.

• Uma pequena aba se abrirá. Clique na opção ‘Compartilhar a Tela’.

• Uma outra aba se abrirá. Caso a apresentação esteja aberta no navegador do computador, clique em “Guia do Chrome”, e selecione a tela da apresentação. Caso o slide abra em um programa leitor de arquivo PDF, clique na opção “Janela” e selecione a tela do slide.

• Em seguida clique em COMPARTILHAR, localizado no canto inferior direito:

• Aparecerá uma pequena aba com o aviso “O App streamyard.com está compartilhando uma janela” indicando que a aba da apresentação foi compartilhada com sucesso.

• Após o compartilhamento, a interface do Streamyard no Notebook palestrante se encontrará da seguinte forma:

• Note que a aba compartilhada aparecerá como uma tela, juntamente com a câmera do Notebook do palestrante. Neste espaço, aparecerão também as outras câmeras que entrarão na transmissão, como a do Notebook desktop e a do Celular.

• Lembre-se de retornar à página dos slides de apresentação e colocá-la em tela cheia. Feito isso, o notebook já estará pronto.

• Para conectar o celular ao StreamYard, é necessário acessar a plataforma através de um código de acesso que abrirá o navegador utilizado pelo aparelho, já que a plataforma não possui aplicativo para mobile.

• Para enviar o código, basta clicar no CONVIDAR, como ilustrado na imagem a seguir:

• Será aberta uma nova aba com o código a ser compartilhado:

• Este código deve ser enviado para o aparelho de celular. Ele permitirá o acesso do aparelho ao evento agendado no StreamYard.

• No celular, acesse o link e entre na transmissão agendada. Certifique-se de que o volume do speaker do aparelho esteja desligado/sem som.

• Como indicado anteriormente, antes de entrar, libere apenas a imagem da câmera do aparelho e coloque na opção NOME A SER EXIBIDO: Câmera 02.

• O operador da transmissão deverá acessar o StreamYard com o login e senha e não autorizar imagem de câmera e compartilhamento de som. No nome a ser exibido colocar ‘Operador’. Ao entrar, sua tela aparecerá ao lado das outras telas compartilhadas, da seguinte forma:

• É indicado que o operador utilize fones de ouvido para que possa ouvir a transmissão em tempo real pelo StreamYard. Sugere-se que o operador se situe nas cadeiras finais do Anfiteatro, preferencialmente do lado direito, próximo às fontes de energia, para realizar a operação.

• IMPORTANTE: Para operar a transmissão, deve-se seguir algumas orientações

1. Deixar apenas duas telas transmitindo por vez;

2. JAMAIS remover a tela do notebook palestrante, já que é esta que está compartilhando o som do sistema de som do Anfiteatro. Caso essa tela seja removida, a transmissão fica sem som.

3. Adicione, primeiramente, a tela da câmera do palestrante, clicando em adicionar à transmissão. Para trocar de câmera, primeiro clique no layout destacado na imagem a seguir:

4. Em seguida, escolha a tela que deseja adicionar à transmissão e clique na opção de adicionar. Antes de alterar adicionar a segunda tela, certifique-se de que o layout escolhido é o mesmo que está destacado na foto abaixo, correspondente à tela dividida:

5. Para alterar a tela, clique no ícone de três pontos no canto superior direito da tela que deseja deixar como tela cheia e clique em “Layout Solo.” Ao clicar, a tela se expandirá como tela cheia. Para voltar à tela da câmera do notebook do palestrante, basta remover a tela atual, clicando em remover.

6. Outra forma de fazer esse procedimento é, após adicionar a segunda tela e a tela se dividir, clicar no primeiro ícone de layout, correspondente ao layout solo;

7. É necessário fazer esse procedimento de adicionar/ remover a segunda tela e ampliá-las, lembrando-se sempre de JAMAIS remover a tela da câmera do notebook palestrante;

8. Quando desejar mostrar os slides junto com a câmera do/da palestrante, antes de adicionar a tela de slide de apresentação,, selecionar o seguinte layout:

• Com todas as máquinas (Computador Desktop, Notebook Palestrante, Celular, Notebook Operador) conectadas ao StreamYard, e após checar se está tudo ok com: áudio e vídeo dos participantes, banners, vídeo de abertura etc; Está tudo pronto para dar início à transmissão.

• OBS: Em alguns eventos, há o momento aberto para perguntas do público. Tanto da platéia presencial, quanto do público online. É importante combinar com os participantes/anfitriões do evento, quem fará a filtragem das perguntas online. No momento em que as perguntas onlines forem lidas, para mostrá-las na transmissão, basta clicar no ícone COMENTÁRIOS, do lado direito da interface e clicar na pergunta que está sendo lida. Ela será transmitida na tela.

Início da Transmissão

• Comunicar, antecipadamente, que há uma vinheta de 15 segundos antes da exibição do vídeo;

• Para iniciar a transmissão, basta clicar no ícone do lado superior direito da tela, onde está escrito TRANSMITIR AO VIVO;

• Clicar em MARCA e na opção VIDEOCLIPES apertar em Exibir o vídeo Abertura e logo após iniciar a transmissão (essa atividade deve ser efetuada rapidamente);

• Ao fim do vídeo de abertura, o operador deve ocultá-lo e logo após poderá informar ao anfitrião do evento que é liberado dar início;

• Operar transmissão normalmente, colocando os banners, trocando tela, etc;

• Ao fim da transmissão, aguardar a palavra final dos participantes, ir novamente em MARCA, opção VIDEOCLIPES e exibir o vídeo de Encerramento.

• Ao fim do vídeo, encerrar a transmissão.

Dicas e Observações

• O botão de comentários permite visualizar o que é comentado no youtube. Ao clicar no comentário, ele aparecerá na transmissão. CUIDADO! Tudo o que for digitado nessa área, irá direto para o chat do youtube;

• Recomenda-se que uma pessoa monitore a transmissão no Youtube para verificar se está tudo ok com imagem e som;

• Segue um vídeo exemplo de transmissão: