Eventos

Para solicitar a realização de evento nas dependências do CIn, você deve preencher o formulário.

Para realizar eventos virtuais no CIn, você deve identificar o público a que se destina e a plataforma que pode ser usada. Se for evento com interesse somente para quem é parte do CIn, recomendamos o uso do Google Meet da agenda da coordenação ou secretaria responsável. Caso o evento precise ser gravado, pedimos que envie um email para ascom@cin.ufpe.br solicitando o uso da conta eventos@cin.ufpe.br.

Para realizar eventos virtuais com transmissão no canal do Youtube do CIn, você deve informar o público a que se destina e o formato de evento remoto que deseja enviando mensagem para ascom@cin.ufpe.br com até 15 dias de antecedência. A solicitação será validada e autorizada pela diretoria do Centro.

Na mensagem, você deve identificar qual das duas formas você deseja realizar o evento. São elas:

1. Uso do Google Meet com projeção no Youtube. Esse modelo permite a participação de pessoas interagindo por microfone e chat do Meet, assim como uso do chat do Youtube.

2. Com uso do StreamYard que permite participação de até quatro pessoas na plataforma em tempo real, mas toda a interação será feita via chat do Youtube.

Os eventos remotos são de responsabilidade do setor solicitante. A Ascom CIn-UFPE prepara o ambiente virtual para a realização, mas a operação é realizada pela Ascom somente na primeira ocorrência solicitada. Cada setor deve ter sua equipe treinada através do tutorial disponível aqui. A segunda vez é acompanhada pela equipe da Ascom e a terceira realização já deve ser operada pela equipe treinada.

No momento, o CIn não dispõe de serviços de coffee break contratado para atender as solicitações de visitas. O setor ou pessoa responsável, se desejar oferecer algo, deve arcar com os custos do que será servido. Para pedir o serviço de copa, a gerência de infraestrutura deve receber email com solicitação do serviço com antecedência.

No momento, o CIn só disponibiliza água e copos descartáveis. Aos que desejam servir café e outros itens, orientamos que traga um pacote e entregue a copeira Hilda, assim como os demais descartáveis que serão utilizados como guardanapos, pratos e talheres.

Você deve solicitar uma reunião de alinhamento com ascom@cin.ufpe.br para identificação das necessidades com um mês de antecedência. Uma vez identificado todas as necessidades e infraestrutura disponível, você deve documentar a solicitação para ascom@cin.ufpe.br. gerinfra@cin.ufpe.br e diretoria@cin.ufpe.br. A partir da avaliação da demanda, a Ascom CIn disponibiliza as demais orientações sobre o que está sendo solicitado.

Importante pontuar que todos os eventos, presenciais ou híbridos, que tenham como inscritos pessoas que não possuem crachá do CIn, deve ser enviada uma lista com nome e CPF dos inscritos à Gerência de Infraestrutura, para que os inscritos tenham acesso ao prédio.

Além disso, de acordo com a resolução 04/2021 do CONSUNI, está sendo exigido cartão de vacinação (ou passaporte vacinal) para entrada nos prédio da UFPE.

Para a autorização do uso do espaço, é necessário que o projeto do evento ou curso seja enviado com até um mês de antecedência;

Para o uso dos espaços do CIn, só serão autorizados os eventos dentro do horário de trabalho da segurança da UFPE, a saber, de segunda a sexta-feira das 8h às 21h e no sábado das 8h às 14h. Não serão autorizados eventos aos domingos;

Para a realização de encontros ou eventos no CIn durante o final de semana, é necessário consultar a Gerência de Infraestrutura com antecedência, para análise de viabilidade. Em particular, é necessário haver um Professor ou TAE que se responsabilize pelo evento. Dependendo do tamanho e outras características do evento, pode ser necessário que os organizadores arquem com custos relativos a segurança e limpeza, principalmente quando o evento for contar com participantes externos ao CIn (que não tenham o crachá do CIn);

Os funcionários das empresas terceirizadas por ventura contratados pelo evento para o serviço fora do horário de expediente NÃO podem usar a farda da firma a que pertencem. Eles devem estar identificados com a camisa do evento ou do CIn. Só serão aceitos os funcionários que já trabalham no CIn;

Não será autorizado nenhum evento comercial apresentado por terceiros ou para o grande público;

Somente durante a semana será autorizado o uso da sala de convivência, sem a retirada do seu mobiliário. Nos finais de semana, os lanches devem ser servidos no pátio do CIn. Mesmo sendo utilizada em um evento, lembramos que a sala de convivência é de livre acesso a professores e funcionários do CIn;

Não será autorizado o uso da copa do CIn para preparo de alimentos de coffee breaks e refeições dos eventos. Todo o serviço contratado deve privilegiar alimentos prontos;

Os participantes dos eventos devem usar crachá durante suas realizações. Uma lista também deverá ser criada, com nome e CPF de cada participante, para controle da Portaria do CIn;

Não será autorizado o uso softwares que o CIn não tenha a respectiva licença;

As reservas das salas, auditórios e anfiteatro só devem ser realizadas por servidor do CIn, após a devida autorização do evento.